Thema

Selectie en implementatie van ERP/TMS/WMS

Hoe selecteer je, zonder dat je na, of erger nog, tijdens de implementatie voor verrassingen komt te staan?

Als je onderneming groeit komt vroeg of laat de behoefte aan een softwaresysteem dat je processen ondersteunt of optimaliseert. Vaker is het zo dat je al allerlei systemen hebt draaien en er een moment komt dat dit beter moet omdat het niet meer werkt.

 

Bij de selectie van een softwaresysteem gaat het vaak mis door een begrijpelijke maar onlogische aanpak. Hoe het ook anders kan schetsen wij hieronder.

 

Wat is de meest gekozen aanpak als een ondernemer een nieuw systeem nodig heeft?

In de praktijk zien wij vaak dat, zodra er sprake is van de behoefte aan een nieuw systeem, de ondernemer in zijn netwerk rondvraagt welk systeem collega’s gebruiken. Hieruit volgen twee of drie aanbevelingen voor bijvoorbeeld de beste WMS of TMS-leveranciers. Na verder onderzoek worden deze partijen benaderd.

 

Uiteraard brengen zij een geniale pitch en presenteren zich als de juiste keuze voor jouw onderneming. Jij kiest diegene waar je het meeste gevoel bij hebt en de implementatie start. In het beste geval ontdek jij ze na de implementatie, maar meestal komen er tijdens de implementatie al problemen aan het licht. Specifieke functionaliteiten die noodzakelijk zijn voor het bedrijf van de ondernemer worden bijvoorbeeld niet ondersteund door het gekozen systeem. (eventueel aanvullen Erik)

 

We werken met onze “trechter-aanpak”

Wij draaien daarom de selectie van een systeem helemaal om. Zo kom je niet voor verrassingen te staan achteraf, maar vang je alles op bij de voordeur. Dit is op zich geen rocket science, maar het vraagt een andere blik op het proces.

 

In kaart brengen met behulp van bedrijfsspecifieke analyses

We beginnen met een analyse van je onderneming zodat we goed begrijpen wat uniek is voor jouw bedrijf. Natuurlijk hoort hierbij het analyseren en interpreteren van de processen en de hieraan gekoppelde data. Maar de cijfers zijn niet heilig. Het gaat erom deze informatie te combineren. Het is dus belangrijk een beeld te krijgen van de manier waarop mensen daadwerkelijk werken, welke keuzes er in het proces gemaakt worden en hoe de aansturing verloopt.

 

Wat zijn de specifieke eisen waaraan een systeem moet voldoen?

Dit achterhalen we door onze eigen observaties vast te leggen in procesflows om daarmee de bedrijfsspecifieke elementen te kunnen vaststellen. Waar is er winst te behalen, waar kan er verbeterd worden? Wat is specifiek of cruciaal voor deze onderneming?

 

Bijvoorbeeld, voor een tegelgroothandel is het cruciaal om in batches in te kopen en tinten nauwkeurig te registreren. Het ERP-systeem moet dus in staat zijn om tintregistratie op batchniveau te beheren, zoals 10.000 tegels in antracietgrijs tint 50 en 10.000 in tint 51.

 

De specifieke processen worden vervolgens beschreven in EPICs/user stories mede met behulp van de kennis en kunde van de mensen binnen de organisatie. Alleen dan wordt de uitkomst uiteindelijk gedragen door medewerkers.

 

Zodra de eisen in kaart gebracht zijn bereiden we de uitvraag voor

We stellen een uitgebreide uitvraag op en maken een longlist van potentiële leveranciers. We vragen hen specifiek of ze kunnen voldoen aan eisen zoals in het voorbeeld, tintregistratie en andere kritische functionaliteiten.

 

We maken een strakke voorselectie

Alleen de partijen die aan deze eisen kunnen voldoen, nodigen we uit voor verdere gesprekken.

 

Voordeel van onze “trechter-aanpak”

 

Door alle elementen aan het begin van het proces te integreren, voorkomen we problemen die later in de implementatie vaak aan het licht komen. Dit zorgt ervoor dat we een systeem selecteren dat kwalitatief beter past bij de specifieke behoeften van de onderneming.

 

Extra dimensie in de selectie geeft het meewegen van het drie bollen systeem van de Co-Ondernemers. De implementatie van veranderingen is echt succesvol als de drie bollen elkaar in voldoende mate overlappen. Dàt zorgt voor borging van de verandering door bijvoorbeeld het nieuwe systeem of de nieuwe werkwijze die hieraan gekoppeld is.

Verhalen en inspiratie, altijd gericht op ondernemen, bedrijfsadvies en beter worden in wat je doet.

Onze experts staan voor je klaar

Co-ondernemer

Jelmer Rumathé

Expert op het gebied van logistieke optimalisatie. Data gedreven. Specialist inzake selectie- en implementatietrajecten van WMS, TMS en ERP.

Co-ondernemer

Jeroen Tromp

Jeroen heeft bewezen kennis, kunde en ervaring om MKB-ondernemingen succesvol digitaal te ’transformeren’.  Met het vermogen om de wisselwerking tussen operationele en financiële processen te optimaliseren.

Co-ondernemer

Inge Rikmanspoel

Bedrijfskundig specialist. Veel ervaring in het begeleiden van verbetertrajecten, waaronder selectie- en implementatietrajecten WMS/ERP/TMS. Daarnaast ook expertise in het begeleiden van migraties (nieuwbouw).

Co-ondernemer

Klaas de Win

Ruime ervaring binnen Logistiek en Supply Chain. De combinatie van analytisch vermogen, proceskennis en managementvaardigheden maken dat Klaas snel een succesvol verbetertraject in gang kan zetten.

Partner/Co-ondernemer

Peter Klaver

Bedrijfskundig specialist, expert in het begeleiden van verbetertrajecten. Echte ‘bouwer’ met als motto elke dag een stapje beter.

Partner/Co-ondernemer

Erik Brink

Specialist in bedrijfsorganisatorische advisering met veel ervaring in verandermanagement. Bewezen track-record in interim-management, coaching/talentmanagement en teamontwikkeling.